Elegir el tipo de vehículo más adecuado para conformar la flota no es una tarea sencilla, pues hay varios aspectos que se deben analizar. Algunos de ellos son el costo de adquisición, el consumo y el tipo de combustible, la capacidad de carga, el mantenimiento, la cantidad de emisiones, los tipos de neumáticos, el costo del seguro, entre otros.
¿Qué implica elegir un vehículo de flota? ¿Cuáles son los aspectos a los que se debe prestar atención para tener éxito en esta decisión? ¿Cómo estos aspectos pueden afectar la productividad de la empresa, los costos operativos, la seguridad, la satisfacción del cliente y el impacto sobre el medioambiente? A continuación te contestamos estas preguntas.
Determina cuáles son las necesidades de la empresa
Antes de iniciar la búsqueda de los vehículos para integrar la flota, es importante tener claro los objetivos comerciales, las necesidades operativas y el presupuesto de la empresa. Se debe empezar por determinar la cantidad y el tipo de vehículos (furgoneta, camión, pick-up, automóvil, entre otros) que se necesitan de acuerdo con las rutas y las distancias que recorrerán, la capacidad de remolque o el espacio de carga requerido.
En esta etapa es crucial definir, por ejemplo, el tipo de vehículo y el combustible que utiliza. Una furgoneta compacta y de bajo consumo, por ejemplo, seguramente no va a ser la mejor opción para llevar materiales pesados hasta obras en construcción.
También se deben considerar otras características, como la seguridad del vehículo, las necesidades de los empleados o la frecuencia con la que se actualizarán o reemplazarán las unidades. Aclarar primero estas cuestiones hará mucho más sencillo el proceso de descartar opciones y enfocarse en las que se ajustan realmente a las necesidades de la empresa.
Compara el costo de diferentes vehículos
Si ya se determinó el tipo de vehículo que se requiere, el siguiente paso es calcular el Costo Total de Propiedad (TCO, por sus siglas en inglés) de las diferentes opciones disponibles en el mercado. Eso significa que se debe ir más allá del precio inicial y analizar todos los costos asociados tanto con la propiedad como con la operación del vehículo durante toda su vida útil.
Entre los costos asociados al Costo Total de Propiedad (TCO) están los costos de adquisición, los intereses, los costos de financiación, y los costos de operación del vehículo como lo son los impuestos, costos de mantenimiento, combustible, los seguros y el registro. Además, están la depreciación y el valor de reventa del vehículo. Al final, la suma de todos estos costos permitirá conocer las implicaciones financieras a largo plazo de las opciones analizadas, y reducir la lista a las más rentables para el negocio.
Un vehículo que es inicialmente barato puede costar mucho dinero a largo plazo si sus costos de mantenimiento son muy altos o si hay que pagar una prima de seguro muy elevada. Del mismo modo, un automóvil con un precio inicial alto, pero con una capacidad y un motor por encima de lo que necesitas, podría terminar por agotar el presupuesto de tu flota, porque no utilizarás el vehículo a su capacidad plena.
Además, es importante considerar el valor de reventa, ya que un vehículo que no retiene su valor adecuadamente puede resultar en pérdidas financieras cuando llegue el momento de venderlo.
Fija estándares para la flota
El siguiente paso es estandarizar las especificaciones de los vehículos que formarán la flota. De esa manera, les darás a tus empleados un vehículo acorde con su trabajo y, al mismo tiempo, garantizarás que la flota esté alineada con la imagen, la marca y los objetivos de la empresa.
Si, por ejemplo, requieres vehículos para el reparto de alimentos y bebidas, debes estandarizar el color y los acabados de los vehículos, determinar la necesidad de tener refrigeración para mantener la cadena de frío, así como contemplar opciones de camiones de reparto con plataforma mecánica para optimizar la carga y descarga de productos. Este tipo de decisiones, según un estudio reciente (2023) de Forward Thinking (una empresa de sistemas de gestión de flotas con sede en Estados Unidos), podría incrementar hasta en un 10% la productividad de la flota.
Evalúa opciones de combustible y reduce las emisiones
Aunque en Latinoamérica la gasolina sigue siendo la opción más disponible y asequible, también hay que considerar que el combustible, por ejemplo, representa cerca del 60% de los costos operativos totales de una flota de vehículos, según Automotive Fleet. Por eso elegir un modelo de vehículo de bajo consumo y con las prestaciones adecuadas es una ventaja para el presupuesto de la flota.
Por ello la tendencia apunta a que se acelerará la oferta de vehículos alternativos. De acuerdo con un informe global de IDTechEX, ya se pronostica que los camiones eléctricos podrían crecer en la próxima década a una tasa anual del 37,1%.
Por eso, según el tamaño y las necesidades de la flota, así como los objetivos ambientales o de cumplimiento normativo que te hayas propuesto, puedes considerar también el uso de vehículos alternativos, como los eléctricos, los híbridos o de gas.
Si evalúas incorporar vehículos eléctricos a tu flota, debes tener en cuenta que, si bien tienen un bajo costo operativo y no emiten gases contaminantes, pueden tener limitaciones en los kilómetros de autonomía del activo y la infraestructura de recarga disponible en las rutas por donde circularán.
Evalúa la implementación de tecnología para optimizar la administración de la flota
El uso de aplicaciones digitales, como los sistemas de gestión de flotas (FMS, por sus siglas en inglés) es uno de los requerimientos básicos para la administración de flotas. Tener esta tecnología instalada en los vehículos, permite conocer y analizar los indicadores clave de rendimiento (KPI, por sus siglas en inglés) para evaluar el desempeño y la eficiencia de cada vehículo.
Entre estos KPIs están:
- Tiempo de utilización del vehículo
- Costos de mantenimiento
- Consumo de combustible
- Desempeño del conductor
- Tiempo de inactividad del vehículo
- Número de accidentes o incidentes con el vehículo
- Grado de satisfacción de los clientes (en este caso, los conductores)
Con esa información a la mano, no solo es posible identificar áreas que requieren intervención para mejorar los resultados. También se puede medir, comparar y mejorar el impacto de la flota en la productividad del negocio y en el medioambiente.
Simplifica la selección de la flota con el renting de vehículos
De acuerdo a los puntos anteriores, la elección de la flota ideal para tu empresa puede ser una tarea difícil, ya que se deben considerar todos los aspectos como son: las necesidades de la empresa, los costos totales de los vehículos, los estándares para aplicar a la flota, los tipos de vehículos de acuerdo al combustible, y la tecnología requerida para su gestión.
Una opción que definitivamente puede facilitarte el proceso de elección es el alquiler o renting de vehículos. Se trata de un servicio con el cual usas los vehículos que necesites a cambio del pago de una cuota mensual de arrendamiento por un período determinado. El contrato de arrendamiento incluye todos los gastos de mantenimiento, las revisiones, los impuestos, los costos financieros y las sustituciones de los vehículos, de ser necesarias.
Con el renting o leasing operativo puedes acceder a vehículos actualizados, con tecnología de punta, que ya cuenta con telemetría para el apoyo de los sistemas de gestión de flotas, en la cantidad y con las especificaciones que requieras, y cambiarlos de acuerdo a la necesidad pactada en el contrato.
Además las empresas de renting cuentan con personal especializado para buscar las mejores opciones en vehículos y equipos (maquinaria y equipos industriales) para cada tipo de negocio.
Garantiza la operatividad de la flota
Un aspecto que no puede ser obviado en la gestión de flotas es la operatividad constante. Es una realidad que los vehículos se dañan y/o sufren accidentes, lo que se traduce en un vehículo fuera de servicio, que limita la capacidad operativa de la empresa y afecta potencialmente la satisfacción del cliente. La inactividad de un vehículo no solo significa una disminución en la productividad, sino también los costos de reparación y la logística de redistribución de las rutas y tareas.
Aquí es donde el renting muestra otro de sus grandes beneficios: la opción del vehículo sustituto. Con un contrato de renting, en caso de que uno de los vehículos quede inoperativo, tienes la tranquilidad de contar con un vehículo de reemplazo que garantiza la continuidad de las operaciones. Esto significa que, mientras el vehículo está siendo reparado o evaluado, tu negocio no se detiene. Esta solución no solo minimiza las interrupciones, sino que también proyecta una imagen de resiliencia y compromiso hacia los clientes.
El beneficio del vehículo sustituto, que a menudo es pasado por alto, es en realidad una diferencia clave en el ritmo de las operaciones de una empresa y su reputación en el mercado.
Al elegir vehículos para una flota empresarial, es esencial considerar no solo las necesidades operativas y comerciales sino también el impacto financiero y ambiental a largo plazo. Las decisiones adecuadas pueden maximizar la productividad, mejorar la sostenibilidad y fortalecer la imagen corporativa. Además, la implementación de tecnologías avanzadas, como los sistemas de gestión de flotas (FMS), brinda hallazgos valiosos sobre el rendimiento de cada vehículo, permitiendo optimizaciones continuas.
Por otro lado, el renting de vehículos simplifica este proceso, ofreciendo acceso a unidades modernas, con telemetría integrada, con la opción de tener vehículos sustitutos, a la vez que elimina preocupaciones como el mantenimiento y la depreciación.
Puntos importantes
- Determinación de necesidades: Identificar objetivos comerciales y operativos para seleccionar vehículos adecuados.
- Costo Total de Propiedad (TCO): Evaluar todos los costos a largo plazo, no solo el precio inicial.
- Estandarización de la flota: Garantizar vehículos alineados con la imagen corporativa y las demandas operativas.
- Opciones de combustible: Considerar vehículos eficientes y alternativos, como eléctricos o híbridos.
- La continuidad de la flota es crucial; el renting proporciona vehículos sustitutos ante imprevistos.
- Renting de vehículos: Es el mejor aliado porque simplifica y optimiza el proceso de elección, gestión y mantenimiento de la flota.